Посвящается Маршалу Г. К. Жукову

Несомненно, что Вы часто задавали себе вопрос – а зачем нам нужна автоматизация, как правильно выбрать и внедрить информационную систему управления. Немаловажным фактором для нас является эффективное использование сети Интернет в нашем бизнесе и как это сделать, при этом, не подвергаясь риску потери ценной для нас информации. Стоит ли автоматизировать полностью деятельность нашей компании, включая учет количества взмахов метлы нашего дворника. Как оценить эффект от внедренной системы автоматизации деятельности компании. Каким образом можно сэкономить на компьютерах, компьютерных сетях,  программном обеспечении и программистах. Чтобы ответить на эти вопросы и множество других, которые появятся в процессе работы, обратимся к детальной диаграмме круговорота дел, описанной в разделе «Проблемы, цели и задачи в бизнесе».

Итак, прежде всего нам надо осознать проблему. Что и для чего мы хотим автоматизировать. Быть может уже на этом этапе от каких-то аспектов создания информационной системы управления уже можно будет отказаться. Чем не экономия денежных средств. То есть для нас важно понять, а что же в конечном итоге мы хотим получить. Вряд ли стоит затевать работу, если нас только не устраивает работа уборщицы. Может просто нанять другую уборщицу.
 
Следующим этапом идет определение целей. Мы не просто хотим увеличить эффективность нашего производства посредством улучшения учета, а увеличить ее, допустим, на 20 процентов. Тут тоже есть место экономики. Мы предполагаем достижение определенной цели, достижение которой нам будет стоить определенную суму денег, теперь сравним ее планируемым увеличением дохода от внедрения системы. Может оказаться так, что игра не стоит свеч. При этом цель достижения более высоких показателей деятельности может оказаться нереальной, если судить по средним показателям отрасли, в которой работает наша компания.
 
Хорошо. С точки зрения достижения конечной цели все оправдано, надо определяться с конкретными задачами. Будет ли систему разрабатывать собственный отдел программирования, мы кого-то наймем или купим готовую. Ответ на поставленный вопрос также является задачей (и может быть более важной, поскольку правильность ответа на него влияет и на результат, который мы увидим только в будущем). Детально дальнейшие наши шаги описывать я не буду, их слишком много и они зависят от специфики бизнеса, величины компании и других факторов. Важно, что на этом этапе мы определились с задачами, и самое главное, распределили их выполнение по иерархии нашей компании.
 
В результате выполнения задач, наконец-то мы получили первый результат, систему автоматизации деятельности нашей компании в каком-то виде. Теперь мы можем его оценить. Насколько система соответствует нашим требованиям, насколько дорого она обошлась нам. Скорее всего, полученное решение не будет в достаточной мере удовлетворять нашим требованиям. Придется выполнить анализ всех предыдущих действий, чтобы выяснить, где и какие неточности и ошибки были допущены. И где и что мы не учли. В классической схеме, уже на этапе анализа, у нас возникают новые проблемы. Круг замкнулся. Но я бы не советовал спешить.
 
Чтобы вновь нам не допустить ошибок, мы должны извлечь некоторые закономерности того, что мы делали правильно и того, что мы делали неправильно. Это важный этап в организации наших дел. Поскольку именно на этом этапе нам станет ясно, какого рода и в каких ситуациях возникают ошибки. А вот теперь можно круг и замкнуть. Новые проблемы и новые решения, новые результаты. Но может оказаться, что результаты нас вполне устраивают и дальше двигаться не надо. Это иллюзия. Со временем меняется все, и проблемы могут быть спровоцированы извне вашей компании. Изумительная и прекрасная система автоматизации бухгалтерского учета может оказаться непригодной в силу того, что поменялось законодательство по бухгалтерскому учету. Естественно, можно использовать модульные, гибко настраиваемы системы (ERP). Однако их цена и стоимость эксплуатации сильно превышает консервативные решения. Так может быть небольшой компании с малым количеством торговых транзакций не стоит гнаться за модой и сложностью.
 
И еще один момент. Важно учитывать не только фактор наших желаний, но также надо внимательно приглядеться к техническому прогрессу. Приведу простой пример. Организация работы большого склада. Можно поставить много больших компьютеров, чтобы кладовщики при каждом отпуске товара подходили к ним и оформляли соответствующую транзакцию. Представляете, как они будут бегать – подошел, побежал, отпусти, подошел, оформил… Следующее решение – а что если каждому из них дать ноутбук, дороговато получается, да и висящий чемодан будет человеку мешать. А еще хуже, кладовщик будет снимать его на время отгрузки, а компьютер в это время могут украсть. Но есть PDA. Не обязательно цветной, но желательно с Wi-Fi или с какой-нибудь подобной технологией (GPRS+WAP). Это уже более подходящее решение. Этот пример я привел специально и по еще одной причине. При планировании информационной системы управления важно соблюдать принцип достаточности, а не принцип – «поставим все программное обеспечение – авось пригодится». Стоит ли переплачивать за лицензии и провоцировать излишние вопросы пользователей. Постарайтесь сами себе объяснить, зачем у Вашей секретарши на компьютере установлен MS Access и пользуется ли она им.  
 
Конечно, все приведенные рассуждения можно применять не только при создании информационных систем управления, но и в любых других наших делах. Просто информатику я выбрал по принципу своей рубашки, которая ближе к моему телу. То есть, использование представленных в публикациях идей в сфере своих профессиональных интересов. На практике, мне приходилось использовать все приемы описанные мной. Правда, не всегда это удается делать успешно, есть много причин: и торопливость российского бизнеса, и нестабильная экономическая обстановка, и недалекие хозяева компаний (только что торговавшие за мясным прилавком), и ожидания завышенного эффекта, и так далее. Но самое главное, что я могу Вам сказать, это то, что за мой, более чем 10-ти летний опыт работы на рынке информационных технологий, описанный выше подход к автоматизации предприятий себя полностью оправдал (иногда даже и при получении негативных результатов). И в дальнейшем, я также надеюсь, будет себя оправдывать.

Последнее изменение: 24.02.2003